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Hace unos años, la empresa estadounidense de investigación de mercado International Data Corporation (IDC) publicó un estudio que precisaba los cinco costes ocultos de la impresión en las empresas. En dicho estudio, se estimaba que la impresión acaparaba hasta un 1-3 % de los ingresos anuales de una empresa. Aunque la mayoría de las empresas se concentran en los costes de impresión obvios, realmente solo son la punta del iceberg.

La forma más afectiva de evitar los costes innecesarios no es reducir el número de impresoras ni el volumen de impresión en la oficina, sino resolver los problemas con creatividad y soluciones inteligentes. Otra opción es contratar un servicio de impresión gestionada (MPS), que ofrece especialistas que organizan y optimizan los servicios de impresión a fin de aumentar la productividad y reducir los costes de impresión.

En las empresas, cada vez hay más archivos digitales y en papel que ordenar y almacenar. La impresión es una ventaja: le ayuda a usted y a sus compañeros a mantenerse al día con sus proyectos, ya que permite mantener las tareas organizadas.

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Aunque debería considerar realizar una evaluación completa de su entorno de impresión, la infraestructura documental y los flujos de trabajo, también puede ver más abajo algunos consejos para detectar costes ocultos de impresión que puede que desconozca:

Almacenamiento/Espacio

Otra ventaja de mejorar la gestión del entorno de impresión es conseguir un aumento del espacio en la oficina. Basta con reorganizar el hardware de impresión para dejar libre un espacio muy necesario que de lo contrario se dedicaría a las impresoras y sus suministros. Debería valorar si se necesita realmente una impresora para cada departamento y considerar la opción de que varios sectores de su empresa compartan equipo. Probablemente, los departamentos creativos necesiten impresoras digitales en color para la mayoría de sus empleados, pero las divisiones de administración podrían trabajar perfectamente con impresoras en blanco y negro.

No es necesario ceder en calidad para ahorrar dinero. Es posible reducir el coste de impresión con una mejora de los procesos y la adaptación del equipo a las diversas necesidades de su empresa.

Asistencia y servicio de atención informática

Entre un 35 y un 50 % de las llamadas al servicio de atención son por problemas con las impresoras. Teniendo en cuenta que cada llamada podría costar entre 14 y 16 € en tiempo de trabajo desperdiciado y posibles reparaciones, para una empresa con 10 000 trabajadores, esto podría suponer un gasto de más de 880 000 € al año.

Según IDC, menos de un tercio de las empresas controlan los costes en asistencia y servicio de atención asociados con la impresión. Si analiza los problemas a los que se enfrentan sus empleados, podrá facilitar el uso del hardware.

Adquisición y administración

Es habitual que no exista una política centralizada para la impresión, pero esto puede ocasionar el uso de muy diversos métodos para adquirir el hardware. El hecho de que diferentes departamentos se encarguen del presupuesto de distintos aspectos del entorno de impresoras y de que los trabajadores móviles compren hardware de impresión a precios inflados puede acarrear gastos innecesarios. Para evitarlos, se deben centralizar los problemas y controlar las complejidades que supone administrar relaciones con varios proveedores.

Sostenibilidad medioambiental

En los últimos años, el sector de las impresoras ha realizado un esfuerzo consciente para garantizar que los dispositivos de impresión sean más respetuosos con el medioambiente. Para muchas organizaciones, apoyar estos objetivos medioambientales ofrece rentabilidad y una inversión en relaciones públicas. El consumo eléctrico en el sector de servicios corresponde a una gran parte del consumo eléctrico de todos los sectores. Sin embargo, el equipo de oficina optimizado puede potencialmente ahorrarle hasta un 50 % a su empresa, ya que los dispositivos más modernos consumen menos energía y tóner que los antiguos.

Pequeños cambios, como utilizar la impresión a doble cara, imprimir en blanco y negro de forma predeterminada y educar a sus empleados sobre el coste de la impresión, pueden marcar la diferencia.

Productividad organizativa

La gestión adecuada del entorno de impresión puede repercutir directamente sobre la productividad. Si los dispositivos de impresión no están a la altura del trabajo, se pierde aún más tiempo a la espera de que vuelvan a estar en funcionamiento.

Las empresas que cuenten con un departamento centralizado de reprografía deberían asegurarse de que este servicio se aproveche. Una gestión deficiente y la falta de formación de los empleados pueden dar como resultado que los trabajos de impresión que podrían realizarse en reprografía se envíen a servicios externos, con el consiguiente coste añadido para la empresa.

En la incierta coyuntura económica actual y con el frenético ritmo en el mundo de la empresa, ahora es más necesario que nunca optimizar los negocios en la mayor medida posible. Lo último que necesita son costes ocultos. Desbloquear fondos que ni siquiera sabía que tenía significa que puede dedicarlos a otros proyectos y además disfrutar de un departamento informático más eficiente.


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